Perte de fiches de paie : que faire ?
La perte d’une fiche de paie peut survenir à la suite d’un incident domestique, d’un incendie ou d’un simple oubli. Ce document essentiel, servant à prouver vos périodes d’emploi et à justifier vos revenus, nécessite d’être conservé précieusement. Heureusement, il existe plusieurs solutions pour récupérer une fiche de paie égarée.
Contacter son employeur actuel ou ancien
La première démarche pour retrouver une fiche de paie perdue est de s’adresser à votre employeur, qu’il soit actuel ou ancien. Les entreprises ont en effet l’obligation de conserver ces documents durant cinq ans dans leurs locaux. Au-delà de cette période, elles doivent pouvoir fournir les bulletins sous forme dématérialisée pendant une période allant jusqu’à 50 ans, ou six ans après votre retraite. Bien qu’il n’existe pas de loi obligeant votre employeur à vous donner un duplicata, il est généralement rare qu’une entreprise refuse cette requête.
Demande de relevé de carrière auprès de la caisse de retraite
En cas de difficulté à obtenir un duplicata via votre employeur, vous pouvez vous tourner vers votre caisse de retraite. En effet, celle-ci dispose d’un relevé de carrière où sont consignées vos périodes d’activité et vos salaires. Grâce à ce document, vous pouvez justifier vos revenus auprès d’organismes divers. Pour l’obtenir, il suffit de contacter votre caisse, la CNAV pour beaucoup, en fournissant vos informations personnelles ainsi que votre numéro de sécurité sociale.
Solliciter l’URSSAF
L’URSSAF, qui reçoit chaque année la déclaration sociale nominative (DSN) de votre employeur, peut également vous aider à retrouver vos fiches de paie perdues. Cette déclaration comprend notamment les salaires versés et les périodes de travail. Contacter l’URSSAF avec vos coordonnées complètes et les détails de votre emploi peut donc être une démarche judicieuse en cas de documents manquants.
Utiliser les services bancaires
Bien que moins précise qu’une fiche de paie, votre banque peut vous fournir les relevés de compte indiquant les salaires versés. Ces relevés conservent toutes les transactions affectant votre compte, offrant ainsi une preuve des salaires perçus. Il est souvent possible d’obtenir un récapitulatif de ces opérations, surtout si le paiement de votre salaire se fait par virement bancaire.
Combien de temps conserver ses bulletins de paie ?
Les bulletins de paie doivent être conservés toute votre vie. Non seulement ils sont utiles pour prouver vos périodes d’activité professionnelle, mais ils peuvent aussi vous être demandés dans de multiples circonstances : demande de prêt, calcul de la retraite, ou toute autre démarche nécessitant une preuve de revenu.
Méthodes pour ne plus perdre ses fiches de paie
Pour éviter la désagréable expérience de la perte, il est conseillé d’adopter certaines mesures. Les fiches de paie papier peuvent être rangées par ordre chronologique dans un classeur ou, mieux, dans un coffre-fort ignifuge. En parallèle, l’archivage numérique est également une solution efficace. Scanner vos documents et les sauvegarder sur des supports externes (clé USB, disque dur) ou en ligne (cloud) apporte un niveau supplémentaire de sécurité.
Modèle de lettre pour demander un duplicata
Si vous avez besoin de demander une copie de votre fiche de paie, voici un modèle de lettre que vous pouvez personnaliser :
[Nom Prénom]
[Adresse]
[Téléphone]
[Email]
[Nom de l’entreprise]
À l’attention de [Responsable du service des RH ou de la paie]
Fait le [date], à [lieu]
Objet : Demande de duplicata d’une fiche de paie
[Madame/Monsieur],
Salarié(e) de votre entreprise depuis le [XX/XX/XXXX] OU Salarié(e) de votre entreprise entre le [XX/XX/XXXX] et le [XX/XX/XXXX], je me permets de vous demander une copie de mes fiches de paie malheureusement égarées pour les mois de [mois+année]. Pourriez-vous me les envoyer par email à l’adresse suivante [email] ou par courrier à l’adresse [adresse] ? Cela me serait extrêmement précieux.
Je vous remercie d’avance pour votre bienveillance et vous prie d’agréer, [Madame/Monsieur], mes salutations les plus distinguées.
[Nom Prénom]
[Signature]
En suivant ces étapes et en utilisant ces conseils, vous serez mieux préparé pour gérer la situation délicate de la perte de vos fiches de paie.